Wie ist ein Durchlaufdiagramm zu lesen?

In dem folgenden Beispiel soll ein Durchlaufdiagramm bei der Beschaffungsplanung eines Artikels helfen.

Das Diagramm besteht aus zwei Kurven. Einer Zugangs- und einer Abgangskurve. Beide Kurven zeigen einen treppenförmig steigenden Verlauf. Dabei wird auf der X-Achse der zeitliche Verlauf und auf der Y-Achse die Bestandshöhe dargestellt.

Die Zugangskurve beginnt auf Höhe des aktuellen Bestands. Alle geplanten Wareneingänge werden jetzt im zeitlichen Verlauf zum aktuellen Bestand kumuliert.

Die Abgangskurve beginnt auf der Y-Achse bei 0 und auf der X-Achse bei der ersten geplanten Entnahme. Auch hier werden alle geplanten Entnahmen im zeitlichen Verlauf kumuliert.

Der Abstand zwischen diesen beiden Kurven gibt Aufschluss über die Bestandssituation für einen bestimmten Planungshorizont. Liegen die Kurven weit auseinander, können Bestände reduziert werden, indem geplante Wareneingänge auf einen späteren Liefertermin verschoben oder die Verbrauchsmengen erhöht werden.

Schneiden sich die beiden Kurven an einer Stelle, ist das der Zeitpunkt für eine Out-Of-Stock-Situation. Um einen Materialabriss in der Produktion zu vermeiden, kann ein frühzeitiger Versuch zur Beschleunigung des Liefertermins erfolgen.

Der horizontale Abstand zwischen den beiden Kurven zeigt die Bestandsreichweite, während der vertikale Abstand die Bestandshöhe anzeigt.

Indem eine Trendlinie durch die Zugangs- und die Abgangskurve gelegt wird, lassen sich durch die Abstände mittlere Reichweite und mittlerer Bestand ablesen.

Schritt für Schritt das Durchlaufdiagramm erstellen

Intelligente Tabellen für die Datengrundlage

Um im beruflichen Alltag schnell und unkompliziert auf die Hilfe des Durchlaufdiagramms zurückgreifen zu können, zeige ich in den folgenden Schritten, wie sich das Ganze mit Hilfe von Excel umsetzen lässt.

Eine grundlegende Voraussetzung ist natürlich der Zugriff auf aktuelle Daten. Für das Durchlaufdiagramm sollten der aktuelle Lagerbestand, offene Bestellungen mit Menge und Datum, fest geplante Entnahmen sowie der durchschnittliche Bedarf oder eine Bedarfsprognose zur Verfügung stehen. Dieser Schritt ist sehr individuell und immer abhängig vom verwendeten System. Deshalb steigen wir bei dem nächsten Schritt ein: Der Zusammenführung der Daten.

Wir starten in einer leeren Arbeitsmappe und schreiben in die Zelle A1 die Spaltenüberschrift „Datum“. In Zelle A2 schreiben wir die Funktion „=HEUTE()“ und in Zelle A3 schreiben wir „=A2+1“. Dadurch steht in Zelle A2 das aktuelle Datum und in Zelle A3 das morgige, da das Datum durch +1 um einen Tag erweitert wird. Diese Formel kopieren wir jetzt für die nächsten 364 Zeilen bzw. 365 bei einem Schaltjahr herunter, sodass wir vom heutigen Datum aus, genau 1 Jahr in die Zukunft gehen. Je nachdem, wie weit der Planungshorizont gehen soll, kann der Zeitraum natürlich entsprechend verkürzt oder erweitert werden.

Anschließend klicken wir in den Datenbereich und drücken „STRG+T“, um aus der Tabelle eine intelligente Tabelle zu machen. Wir vergeben den Tabellennamen: „tbl_Datum“ und benennen ebenso das aktuelle Tabellenblatt, um im weiteren Verlauf den Überblick zu behalten.

Für den nächsten Schritt wählen wir ein neues Tabellenblatt aus. Die Zelle A1 erhält die Spaltenüberschrift „Datum“ und die Zelle B1 „Lagerbestand“. In Zelle A2 schreiben wir wieder die Funktion „=HEUTE()“. Zelle B2 enthält den aktuellen Lagerbestand. In diesem Beispiel kann dieser manuell eingegeben werden. Für eine automatisierte Variante müsste lediglich ein Quellbezug zur ERP-Datenbank hergestellt werden. Das lässt sich aber sicherlich problemlos von der IT einrichten.

Der erstellte Tabellenbereich wird auch hier als intelligente Tabelle formatiert und mit dem Namen „tbl_Bestand“ benannt. Das Tabellenblatt ebenso.

Der nächste Schritt erfordert wieder ein neues Tabellenblatt. Die Spaltenüberschriften lauten „Datum“ für A1 und „Zugang“ für B1. Hier werden jetzt alle geplanten Zugänge aus beispielsweise offenen Bestellungen eingetragen. Auch hier sollte ein automatisierter Zugriff auf die Daten eingerichtet werden.

Das Ganze wieder als intelligente Tabelle formatieren und als „tbl_Bestellungen“ benennen sowie das Tabellenblatt auch.

Der weitere Schritt erfordert ein weiteres Tabellenblatt. In diesem Beispiel haben wir die Spaltenüberschriften „Datum“, „Grundbedarf“ und „Sicherheitsbestand“. Diese Daten lassen sich in der Regel auch ganz einfach aus dem ERP-System abfragen. Am Ende dieses Tutorials, kann die erstellte Vorlage aber auch problemlos auf dem manuellen Wege genutzt werden. Lediglich die Eingabe erfordert etwas mehr Zeit.

Der Sicherheitsbestand ist nicht zwingend erforderlich. Hier gilt bloß, je mehr Daten zur Verfügung stehen, desto mehr kann auch im Durchlaufdiagramm dargestellt werden.

Für die manuelle Variante ist die Spalte A, wie im ersten Tabellenblatt, tbl_Datum, identisch aufgebaut. Wie alle anderen Tabellen, wird auch diese als intelligente Tabelle formatiert und als „tbl_Bedarf“ benannt.

Jetzt fügen wir noch ein Tabellenblatt ein. Spaltenüberschriften lauten „Datum“ und „geplante Zugänge“. In Zeile 2 füttern wir die Tabelle nun mit 2 Beispielwerten. Also Datum und Menge. Dann als intelligente Tabelle formatieren und als „tbl_geplante_Zugaenge“ benennen.

Dieses Tabellenblatt können wir jetzt der Einfachheit halber kopieren und benennen bloß die Spaltenüberschrift in Zelle B1 in „geplante Abgänge“ um und passen auch den Namen des Tabellenblatts an. Jetzt noch den Tabellennamen auf „tbl_geplante_Abgaenge“ ändern und fertig.

Damit steht erst einmal die Grundstruktur für das Durchlaufdiagramm. Jetzt wollen wir die Ganzen Informationen aus den verschiedenen Tabellen in einer Abfrage mit Hilfe von PowerQuery zusammenfassen.

Daten mit Abfragen in PowerQuery zusammenfassen

Dazu gehen wir jetzt Tabelle für Tabelle durch. Die erste Tabelle tbl_Datum klicken wir an und gehen über den Reiter „Daten“ – „Abrufen und transformieren“ und wählen dort den Befehl „Aus Tabelle“ aus. Daraufhin öffnet sich PowerQuery mit den Daten aus der Tabelle.

Als erstes ändern wir den Namen der Abfrage von „tbl_Datum“ auf „abfr_Datum“. Dann ändern wir noch den Datentyp auf Datum. Anschließend einfach schließen und laden. Die Abfrage öffnet sich jetzt in einem neuen Tabellenblatt. Dieses benennen wir zur Orientierung auch „abfr_Datum“.

Dann kommen wir zur nächsten Tabelle, „tbl_Bestand“. Das gleiche Spiel, wir setzen eine Abfrage auf die Tabelle, ändern den Namen der Abfrage und passen die Datentypen an. Das Datum nur als Datum und der Lagerbestand als Dezimalzahl. Anschließend schließen und laden.

Nach diesem Prinzip führen wir das jetzt für alle erstellten Tabellen einmal aus.

Wenn alle Abfragen erstellt sind, öffnen wir die erste Abfrage: „abfr_Datum“. Unter dem Reiter „Home“ in der Gruppe „Kombinieren“ finden wir den Befehl „Abfragen zusammenführen“.

Diesen Befehl einmal ausführen, dann öffnet sich ein neues Fenster. Im oberen Teil muss jetzt die Spalte gewählt werden, über welche ein Bezug zu einer anderen Abfrage hergestellt werden kann. In unserem Beispiel ist das Datum der entscheidende Wert. Wir wählen also die Spalte Datum.

Darunter lässt sich über ein Dropdown-Feld auswählen, welche Abfrage zusammengeführt werden soll. Wir wählen zuerst die Abfrage „abfr_Bestand“ aus. Auch hier müssen wir jetzt wieder die Spalte markieren, die Bezug auf die andere Abfrage nimmt. Als Join-Art übernehmen wir die Einstellung „Linker äußerer Join“. Anschließend mit OK bestätigen.

In der Abfrage finden wir jetzt eine neue Spalte, in der das Wort „Table“ in jeder Zeile aufgeführt ist. Rechts in der Spaltenüberschrift findet sich ein Symbol mit zwei entgegengesetzten Pfeilen. Wenn wir daraufklicken, lässt sich auswählen, welche Daten aus der zusammengeführten Abfrage angezeigt werden sollen. In diesem Fall möchten wir nur den Bestand sehen. Dieser wird dann automatisch in der Zeile mit dem passenden Datum angezeigt.

Der Lagerbestand wird in seiner Grundtabelle ja nur zum aktuellen Datum angezeigt. Daher findet die Abfrage nur Bezug zu diesem einen Datum. In der Darstellung sehen wir, dass der Bestand nur in der Zeile angezeigt wird, in der das aktuelle Datum steht. In allen anderen Zeilen steht das Wort „null“. Um im weiteren Verlauf keine Probleme bei der Berechnung von Werten zu bekommen, markieren wir die Spalte, wählen „Werte ersetzen“, tragen bei dem zu suchenden Wert das Wort „null“ ein und bei Ersetzen durch die Zahl 0.

Auf diese Art und Weise führen wir jetzt alle unsere Abfragen zusammen.

Zugänge, Abgänge und Bestandsentwicklung mit benutzerdefinierten Spalten

Ist das alles erledigt, fügen wir über den Reiter „Spalte hinzufügen“ eine benutzerdefinierte Spalte ein. Diese nennen wir einfach „Zugaenge“. In der benutzerdefinierten Spaltenformel können wir jetzt alle Werte miteinander addieren, die für die Zugangskurve des Durchlaufdiagramms notwendig sind. An der rechten Seite sind alle verfügbaren Spalten aufgeführt, die einfach per Doppelklick in die Formel eingefügt werden können. Wir wählen also den aktuellen Lagerbestand + die offenen Bestellungen + die geplanten Zugänge.

Das gleiche wiederholen wir für die Abgänge. Eine neue benutzerdefinierte Spalte hinzufügen und als „Abgaenge“ benennen. In der Formel werden die geplanten Entnahmen sowie die durchschnittlichen Bedarfe addiert.

Zu guter Letzt wird noch eine benutzerdefinierte Spalte hinzugefügt, in der die Zu- und Abgänge miteinander verrechnet werden. Also die Abgänge von den Zugängen subtrahiert werden. Diese Spalte benennen wir „Bestandsentwicklung“. Anschließend die Abfrage schließen und laden.

Sämtliche Tabellenblätter, die Abfragen enthalten können an dieser Stelle ausgeblendet werden, um die Übersicht zu bewahren. Alle, außer der, in der alle Abfragen zusammengeführt wurden.

Genau auf diese Abfrage müssen wir jetzt einmal draufklicken. Jetzt können wir über den Reiter „Tabellentools – Entwurf“ unter der Gruppe „Tools“ den Befehl „Mit PivotTable zusammenfassen“ auswählen. Daraufhin öffnet sich ein neues Tabellenblatt im Pivot Tabellen Erstellungsmodus.

Mit Pivot-Tabellen und Pivot-Charts das Durchlaufdiagramm erstellen

In der Pivot-Tabelle ziehen wir zuerst das Feld „Datum“ in den Zeilenbereich. Dann die „Zugänge“, „Abgänge“ und „Bestandsentwicklung“ in den Wertebereich.

Bei dem Datumsfeld müssen wir zunächst die Gruppierung aufheben. Dann auf die Wertfeldeinstellungen der Wertfelder. Hier müssen wir unter dem Reiter „Werte anzeigen als“ – „Laufende Summe in“ auswählen. Mit dieser Wertfeldeinstellung werden die Werte kumuliert angezeigt. Und für die Darstellung in einem Durchlaufdiagramm benötigen wir die kumulierten Werte. Anschließend können wir noch das Zahlenformat und den Feldnamen entsprechend anpassen. Wenn das alles erledigt ist, sollten wir eine Tabelle vorfinden, in der wir für jedes Datum, beginnend ab heute für 1 Jahr, die kumulierten Zugänge, die kumulierten Abgänge und die kumulierte Bestandsentwicklung sehen.

Auf diese Pivot-Tabelle können wir jetzt ein PivotChart legen. Dazu klicken wir in die Pivot-Tabelle, wählen den Reiter „Analysieren“ und unter der Gruppe „Tools“, „PivotChart“. Als Diagrammtyp die Kombi wählen. Zu- und Abgänge als Linie und die Bestandsentwicklung als Fläche darstellen. Anschließend das Diagramm nach Belieben formatieren und anpassen.

Für eine detailliertere Ansicht verschiedener Planungshorizonte können wir noch eine Zeitachse hinzufügen. Dazu einfach noch einmal in die Pivot-Tabelle klicken, über den Reiter „Analysieren“, Gruppe „Filtern“, „Zeitachse einfügen“ auswählen. Damit lässt sich der Planungshorizont ganz schnell und einfach, individuell eingrenzen.

So, jetzt können wir einmal testen, ob auch alles so funktioniert, wie wir uns das vorgestellt haben. Dazu können wir in unseren Tabellen einmal einige Werte eingeben. Zum Beispiel bei den geplanten Abgängen, irgendwelche Projektaufträge, die außerplanmäßig zu bestimmten Terminen benötigt werden.

Springen wir anschließend zurück auf unser Durchlaufdiagramm und klicken unter „Daten“ auf „Alle aktualisieren“, dann sehen wir schon, dass sich im Diagramm einiges verändert hat.

Übrigens, muss der Aktualisierungsbefehl zweimal ausgeführt werden. Das liegt daran, dass beim ersten Mal die Abfragen mit den veränderten Daten neu geladen werden. Dieser Rechenschritt benötigt mehr Zeit als die Aktualisierung der Pivot-Tabelle. Deshalb stehen bei der ersten Aktualisierung noch nicht die neuen Daten für die Pivot zur Verfügung. Diese werden dann beim zweiten Aktualisieren geladen.

Mit diesem erstellten Durchlaufdiagramm lassen sich jetzt verschiedene Bestandsentwicklungsszenarien durchspielen. Sie können das Ganze für die Materialbedarfs- oder auch für die Produktionsplanung verwenden und so die Überwachung und Steuerung von Mengen und Terminen ganz einfach anschaulich darstellen.