Clever arbeiten mit intelligenten Tabellen
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Immer, wenn wir Daten in einem Excel Arbeitsblatt erfassen, sprechen wir in der Regel von einer Tabelle. Im Prinzip ein einfaches Konstrukt, um Daten in Zeilen und Spalten übersichtlich darzustellen.
Wir kennen Tabellen in allen möglichen Varianten aus dem Arbeitsalltag. Die aktuellen Umsatzzahlen, Einkaufsmengen, Bestandsübersichten usw. Interessant werden Tabellen aber erst dann, wenn die enthaltenen Informationen aufbereitet werden.
Dazu werden Filter gesetzt, Werte summiert, MIN, MAX oder Mittelwerte ermittelt etc.
Ist das Zahlenwerk aufbereitet, muss die Tabelle noch anschaulich formatiert werden, bevor diese dann der Person vorgelegt werden kann, die diese angefordert hat.
Je nach Umfang der Datenmenge, kann diese Arbeit schon mal etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen. Ein manuelles zusammenfassen der Zahlenwerte ist zudem recht fehleranfällig. Wenn dann noch komplexere Berechnungen hinzugefügt werden, quält sich Excel nicht selten mit langen Berechnungszeiten.
Und genau für diese Schwachstellen biete Excel mit den intelligenten Tabellen eine leistungsstarke Lösung. Wie diese Lösung aussieht und was man alles mit intelligenten Tabellen machen kann, erfährst du im weiteren Verlauf.
Intelligente Tabelle erstellen
Um eine intelligente Tabelle zu erstellen braucht es natürlich zunächst eine „normale“ Tabelle bzw. eine Liste. Diese besteht üblicherweise aus Spaltenüberschriften, gefolgt von den zugehörigen Daten.
Für die Erstellung muss lediglich irgendwo in die Tabelle geklickt werden, so dass eine Zelle darin aktiv ist. Dann die Tastenkombination STRG+T oder STRG+L drücken. Alternativ kann auch über das Menüband, unter dem Reiter „Einfügen“, der Befehl „Tabelle“ ausgewählt werden.
„normale“ Beispieltabelle
Excel erfasst jetzt automatisch den gesamten Tabellenbereich. Ein Fenster öffnet sich, indem die Zellen des erfassten Datenbereichs angezeigt werden. Dieser kann bei Bedarf noch einmal manuell angepasst werden.
Des Weiteren findet sich ein Auswahlkästchen, zur Abfrage, ob die Tabelle bereits Überschriften hat. Ist das Häkchen aktiviert, übernimmt die Tabelle die vorhandenen Überschriften. Ansonsten wird eine neue Überschriftenzeile hinzugefügt.
Erstellung einer intelligenten Tabelle mit STRG+T oder STRG+L
Intelligente Tabelle erkennen und Namen vergeben
Die „normale“ Tabelle ist jetzt zu einer intelligenten Tabelle umfunktioniert worden. Einige Veränderungen können wir sofort erkennen. Die Tabelle ist komplett formatiert. Die Überschriftenzeile hebt sich ab und die einzelnen Zeilen werden immer in einem Farbwechsel dargestellt.
Des Weiteren findet sich automatisch ein Autofilter auf der Überschriftenzeile. Wirft man noch einen Blick auf das Menüband, steht ein neuer Reiter mit dem Namen „Tabellentools – Entwurf“ zur Verfügung. Das ist das wesentliche Merkmal, um sicher zu gehen, dass es sich jetzt wirklich um eine intelligente Tabelle handelt.
Erkennen einer intelligenten Tabelle
Unter diesem Reiter finden sich ganz links im Menüband die Eigenschaften. Hier kann der Tabelle ein Tabellenname zugewiesen werden. Die Benennung ist äußerst sinnvoll, um im weiteren Verlauf besser mit der Tabelle arbeiten zu können. Der genaue Hintergrund wird in einem späteren Schritt noch deutlicher erläutert.
Intelligente Tabelle um neue Zeilen und Spalten erweitern
Ein weiterer großer Vorteil von intelligenten Tabellen ist die einfache und automatische Erweiterung der Tabelle. Sobald Du einen weiteren Eintrag unter der letzten Zeile oder neben der letzten Spalte einfügst, erweitert Excel automatisch den Tabellenbereich.
Intelligente Tabelle um eine neue Spalte erweitern
Die Formatierung wird sofort übernommen. Selbst beim Kopieren von Daten innerhalb der Tabelle, wird die Formatierung nicht durcheinander gebracht. Der Farbwechsel von Zeile zu Zeile bleibt also auch beim Kopieren erhalten.
Formeln und Berechnungen in intelligenten Tabellen
Wer in intelligenten Tabellen Formeln eingibt, wird ziemlich schnell feststellen, dass diese nach der Eingabe etwas anders aussehen, als wir das gewohnt sind.
Wir finden jetzt nicht mehr die einzelnen Zellen wieder, welche für die Berechnung verwendet werden, sondern stattdessen die Spaltenüberschriften in eckigen Klammern. Zudem ist ein runterkopieren der Formel nicht mehr notwendig, denn das hat Excel bereits im gleichen Schritt erledigt.
Verwendung von Formeln in intelligenten Tabellen
Der große Vorteil neben der gleichbleibenden Formatierung und dem schnelleren Handling, ist vor allem die Rechenleistung. Bei Berechnungen in größeren Tabellen, kann die Berechnungsleistung von Excel ganz schön in die Knie gehen. Und mit Dateien zu arbeiten, die extrem langsam werden, bereitet nicht besonders viel Freude. Mit intelligenten Tabellen wird die Berechnungszeit deutlich minimiert.
Intelligente Tabellen formatieren
Intelligente Tabellen lassen sich super einfach formatieren. Dafür liefert Excel eigene Formatvorlagen, die über das Menüband -> „Tabellentools- Entwurf“ -> „Tabellenformatvorlagen“ aufgerufen werden können. Hier finden sich zahlreiche Vorlagen. Wer nicht das Passende findet, hat auch die Möglichkeit eine neue Formatvorlage eigens zu erstellen.
Für Intelligente Tabellen bietet Excel verschiedene Formatvorlagen
Links neben den „Tabellenformatvorlagen“ finden sich die „Tabellenformatoptionen“. Hier lassen sich verschiedene Optionen ganz einfach durch Anklicken der Kästchen ein- oder ausblenden.
Kopfzeile
Als erstes kann die Kopfzeile ein- bzw. ausgeblendet werden. Die Kopfzeile entspricht der Überschriftenzeile. Wenn die Kopfzeile eingeblendet ist und wir scrollen in der Tabelle einmal nach unten, sehen wir, dass die Überschriftenzeile mitläuft.
In etwa so, als wäre diese vorher als Fenster fixiert worden. Die Spaltenbuchstaben sind dann nur zu sehen, wenn die Tabelle wieder nach oben gescrollt wird.
Aktivierte Kopfzeile in intelligenter Tabelle
Eine wirklich hilfreiche Funktion, um beim scrollen in großen Listen den Überblick zu behalten. Und das Ganz ohne vorherige Fensterfixierung.
Ergebniszeile
Das nächste Kästchen blendet die Ergebniszeile ein. Die Ergebniszeile ist ein ziemlich geniales Feature in intelligenten Tabellen. Wird es eingeblendet, springt Excel sofort zum unteren Ende der Tabelle. Dort sehen wir dann auch schon die angefügte Ergebniszeile.
Verwendung der Ergebniszeile in intelligenten Tabellen
Hier haben wir die Möglichkeit, in jeder Zelle dieser Zeile, ein Dropdown-Menü zu öffnen. Eine Auswahl verschiedener Standard-Excel-Funktionen steht dort zur Verfügung. So lässt sich ganz schnell für jede beliebige Spalte eine Summe, ein Mittelwert, eine Standardabweichung etc. ausführen.
Die Berechnung in der Ergebniszeile entspricht der Funktion „Teilergebnis“. Das bedeutet, dass nur die Werte zusammengefasst oder berechnet werden, die gerade in der Tabelle sichtbar sind. Wird ein Filter gesetzt, um nach bestimmten Kriterien einzugrenzen, beziehen sich die Berechnungen auch nur auf diesen Bereich.
So lassen sich im Handumdrehen Ergebnisse auf eine bestimmte Fragestellung ermitteln.
Gebänderte Zeilen und gebänderte Spalten
Mit dem Ein- und Ausblenden der Gebänderten Zeilen bzw. Spalten lassen sich die Bereiche der Tabelle noch deutlicher hervorheben. Entweder werden die Zeilen oder die Spalten oder auch beides, farblich noch einmal voneinander unterschiedlich dargestellt. Je nach Komplexität der Tabelle, kann das die Übersicht erleichtern.
Gebänderte Zeilen deaktiviert
Gebänderte Zeilen aktiviert
Gebänderte Spalten aktiviert
Erste Spalte und letzte Spalte
Mit diesen Optionen lassen sich die erste bzw. die letzte Spalte noch einmal hervorheben. Je nach Formatvorlage, werden diese Spalten dann in Fett dargestellt oder mit einer anderen Farbe hinterlegt. Auch hier kann die Funktion hilfreich sein, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen.
Erste Spalte und letzt Spalte aktiviert
Schaltfläche „Filter“
Zu guter Letzt können wir noch über das Kästchen „Schaltfläche „Filter““ den Autofilter der intelligenten Tabelle ein- oder ausblenden. Wenn keine Notwendigkeit für einen Filter besteht, kann dieser einfach deaktiviert bleiben.
Schaltfläche „Filter“ aktiviert
Intelligente Tabellen – Tools
Datenschnitt
Aber das war noch nicht alles. Intelligente Tabellen bieten noch weitere Tools. Wie auch bei Pivot Tabellen, lässt sich in intelligenten Tabellen ein Datenschnitt einfügen. Alle wichtigen Informationen rund um den Einsatz von Datenschnitten in Excel, findest du unter Pivot-Tabellen-Datenschnitt.
Verwendung des Datenschnitts in intelligenten Tabellen
Der Datenschnitt bietet die Möglichkeit, über interaktive Schaltflächen, noch schneller zu filtern.
Mit PivotTable zusammenfassen
Als weiteres Tool, kann die intelligente Tabelle auch direkt mit einer Pivot Tabelle zusammengefasst werden. Alles was Du über Pivot Tabellen wissen musst, findest Du auf dieser Seite: Excel-Pivot-Tabellen.
Wenn wir diese Funktion ausführen, wählt Excel automatisch den Tabellenbereich aus. Anstatt den Bereich durch die Bezeichnung der Zellen darzustellen, wird der Tabellenname als Bereich gezeigt. Daher ist es zu Beginn wichtig, einen Tabellennamen zu vergeben. Denn bei mehreren intelligenten Tabellen und Pivot Tabellen behältst Du so den Überblick.
Intelligente Tabelle mit Pivot Tabelle zusammenfassen
Das Geniale ist, wenn die Tabelle erweitert wird, also neue Zeilen oder Spalten hinzugefügt werden, wird diese Änderung unter diesem Tabellennamen durchgeführt. D.h. eine Anpassung des Datenbereichs in der Pivot Tabelle ist nicht notwendig, sondern geschieht automatisch.
Auch wenn mit einer Verweis-Funktion aus einer anderen Tabelle auf die intelligente Tabelle zugegriffen wird, kann anstatt der Auswahl der Suchmatrix, direkt der Tabellenname eingegeben werden. So wird das Arbeiten mit Bezügen deutlich übersichtlicher und effektiver.
Duplikate entfernen
Das nächste Tool kennen wir aus den regulären Datentools, nämlich „Duplikate entfernen“. Gerade bei großen Tabellen, in denen Daten auch oft hineinkopiert werden, können doppelte Datensätze zu Fehlern führen. Mit „Duplikate entfernen“ wird die Tabelle direkt um die doppelten Einträge bereinigt.
Duplikate aus intelligenten Tabellen entfernen
In Bereich konvertieren
Zum Schluss steht noch das Tool „In Bereich konvertieren“ zur Auswahl. Angenommen Du willst aus welchen Gründen auch immer, aus deiner intelligenten Tabelle wieder eine „normale“ Tabelle machen, dann funktioniert das über dieses Tool. Alle Funktionen der intelligenten Tabelle gehen damit verloren, lediglich das Format bleibt bestehen.
Intelligente Tabelle wieder in eine „normale“ Tabelle umwandeln
Beispieldatei als Übung herunterladen
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Hallo Dustin Beier,
vielen Dank für Deine sehr anschaulichen Erläuterungen.
Nachdem ich meine vorhandene „dumme“ Tabelle in eine Intelligente gewandelt habe, funktionierte tatsächlich das automatische Einfügen einer neuen Zeile, nachdem ich einen neuen Eintrag in der letzten Zeile eingegeben habe. Auch die Formeln der vorletzten Zeile wurden richtig übernommen. Soweit so gut. Wenn ich nun jedoch die das Häkchen für „Ergebniszeile“ aktiviere (diese Funktion benötige ich dringend), dann habe ich leider keine Chance mehr, einen neuen Zeileneintrag vorzunehmen, weil eine freie Zeile durch die Ergebniswerte blockiert wird. Die übliche Berechnung von Einzelwerten mit der „AutoSumme“ funktioniert ja leider bei intelligenten Tabellen nicht mehr.
Haben Sie hierfür einen Vorschlag?
Vielen Dank vorab für Ihre Unterstützung
Klaus Lippert
Hallo Klaus,
entschuldige die späte Rückmeldung, jedoch habe ich gerade erst deinen Kommentar gelesen.
Es ist richtig, dass die Ergebniszeile das automatische Fortschreiben der Tabelle blockiert. In diesem Fall kannst du das Problem recht pragmatisch lösen, indem du einfach die gesamte Zeile, in der die Ergebniszeile steht markierst und über „strg“ und „+“ eine neue Zeile einfügst (alternativ: Rechtsklick mit der Maus auf die Ergebniszeile und den Befehl „Zeilen einfügen“ ausführen). Die neu eingefügte Zeile wird automatisch in den Bereich der intelligenten Tabelle übernommen, Berechnungen werden fortgeführt und die Werte der neuen Zeile ebenso in der Ergebniszeile berücksichtigt.
Ich hoffe dir mit diesem Ansatz weitergeholfen zu haben.
Gruß
Dustin
Oder einfach die Ergebniszelle ausblenden wenn neue Zeilen hinzukommen und danach wieder einblenden.
Hallo Dustin,
ist es vielleicht möglich, die von dir verwendete Tabelle herunterzuladen?
Mit freundlichem Gruß
Hasso
Hallo Hasso,
ich habe einen Downloadlink unter den Beitrag gesetzt, so dass du die Beispieldatei herunterladen kannst.
Viele Grüße
Dustin
Hallo,
ich habe eine weitere Frage zum Thema „Intelligente Tabelle“.
In meiner Tabelle habe ich eine Spalte mit der Berechnung der Zielerreichung (A/B = %). Nun habe ich das Problem, dass die Ergebniszeile kein sinnvolles Ergebnis liefert. Ich möchte hier ebenfalls die gleiche Formel (A/B = %) haben. Über die Funktion Summe oder Mittelwert erhalte ich falsche Ergebnisse. Welche Funktion muss ich wählen oder wie kann ich eine Formel in der Ergebniszeile eintragen?
Gibt es dazu eine Lösung?
Herzliche Grüße
Hanna
Hallo Hanna,
es gibt die Möglichkeit eine benutzerdefinierte Funktion in der Ergebniszeile zu verwenden.
Siehe dazu bitte folgendes Beispiel:
Hier wird in der Spalte A/B einfach der prozentuale Anteil von Spalte B zu Spalte A ermittelt. Um diese Berechnung auch auf der Ergebniszeile fortzuführen, habe ich die markierte Formel manuell in der Ergebniszeile eingegeben (Die Aggregat-Funktion ist im Prinzip nur eine bessere Summen-Funktion). Auch beim Filtern passt sich die Funktion der Auswahl entsprechend an.
Ich hoffe Dein Problem ist damit gelöst.
Viele Grüße
Dustin
Hallo,
ich habe nun eine intelligente Tabelle erstellt und möchte nun mit der Funktion Teilergebnissen arbeiten. Ich habe das Problem das sich das Teilproblem nur auf eine Zelle bezieht (bspw. A3). Wenn ich nun die Zelle A4 befülle wird diese nicht mehr einbezogen und man müsste den Bereich händisch erweitern. Kann man dies automatisieren?
LG
Hallo Marius,
eigentlich bezieht sich das Teilergebnis bei einer intelligenten Tabelle immer auf die gesamte Spalte und berücksichtigt somit automatisch neu hinzugefügte Werte.
Du kannst mir aber gerne dein Beispiel senden. Vielleicht kann ich das Problem dann besser verstehen.
Viele Grüße
Dustin
Hallo, wie kann ich bei einer intelligenten Tabelle, die Formatierung und Formeln der automatischen Erweiterung ändern, bzw. löschen? Ich könnte zwar die Tabelle in einen Bereich konvertieren und erneut als Tabelle formatieren, was jedoch sehr zeitaufwendig ist, da ich sehr viele Formeln in der Arbeitsmappe habe die aufeinander zugreifen.
Weiß jemand, wie man auf die Erweiterungszeile zugreifen und dort sowohl Formatierung als auch das was drin stehen soll ändern kann?
Vielen dank
Gruß Johannes
Hallo Johannes,
versuch bitte einmal folgendes:
1. Über den Menübandreiter „Datei“ ganz unten die „Optionen“ auswählen.
2. Über den Punkt „Dokumentprüfung“ oben die „AutoKorrektur-Optionen“ öffnen.
3. Auf dem zweiten Reiter „AutoFormat während der Eingabe“ die unteren beiden Häkchen bei „Neue Zeilen und Spalten in die Tabelle einschließen“ und „Formeln in Tabellen füllen, um berechnete Spalten zu erstellen“, herausnehmen.
Nun sollten sowohl die Tabellenformatierung als auch die Formeln nicht mehr automatisch in der Tabelle erweitert werden.
Ich hoffe die Antwort kann dir weiterhelfen.
Viele Grüße
Dustin
Eine Frage, wann stößt eine intelligente Tabelle an ihre Grenzen? Ich habe 1200 zeilen und leider schmiert mir die Datei immer wieder ab. obwohl ich nur 2 Datenschnitte verwende. Tipps?
Liebe Grüße,Linda
Hallo Linda,
in der Regel kommt eine Intelligente Tabelle problemlos mit 1.200 Zeilen und mehreren Datenschnitten zurecht.
Es gibt verschiedene mögliche Ursachen.
1. Ggf. entsprechen Arbeitsspeicher und Prozessorleistung nicht den Anforderungen.
2. Komplexe Formeln in der Tabelle können die Leistung beeinträchtigen.
3. Verknüpfungen zu externen Daten wirken sich ebenfalls auf die Performance aus.
4. Nicht benötigte Add-Ins am besten deaktivieren.
5. Ist ausreichend Speicherplatz vorhanden? Wenn der Speicherplatz knapp wird, kann dies zu Abstürzen führen.
6. Verwendest du eine aktuelle Excel Version?
Vielleicht helfen einige dieser Maßnahmen.
Viele Grüße
Dustin
Hallo, die intelligente Tabelle ist super. Wir haben leider nur ein Problem wir möchten diese gleichzeitg von mehrer Personen nutzen können. Da dies unsere Auftragsplanung ist. Aber über Arbeitsmappe freigeben geht das mit einer intelligenten Tabelle nicht. Gibt es hierfür eine Lösung.
Vielen Dank
Nadine
Hallo Nadine,
die Bearbeitung einer Arbeitsmappe von mehreren Personen ist möglich, allerdings nur, wenn die Datei mit Nutzung von Microsoft 365 auf OneDrive oder SharePoint abgelegt ist. Dies ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit in Echtzeit, ohne dass Konflikte bei der Bearbeitung entstehen.
Viele Grüße
Dustin